Ahorremos papel... y también explicaciones!!

Hace unos meses os hablaba de Ubyquo, un software de gestión documental que a mi parecer es muy recomendable, pues no solo es eficaz en la eliminación de la cantidad de papel físico con el que tenemos que trabajar día a día sino que también nos ahorra un buen montón de tiempo en tareas puramente administrativas y mecánicas que apenas aportan valor añadido a nuestro trabajo.

Pues bien, además de mejorar el número de conectores con los principales marcas de software de contabilidad, los chic@s de Ubyquo nos sorprenden con una nueva versión que no necesita de apenas explicaciones a nuestros clientes de como nos deben enviar las facturas y documentos. En verdad, esto suponía un gran problema pues podemos encontrarnos con que (la mayoría de) nuestros clientes sean reacios a instalar un software nuevo pero mucho más a tener que aprender a utilizarlo aunque esto solamente suponga cinco minutos de su tiempo.

Ahora basta arrastrar los documentos que se quieran compartir con nosotros a una carpeta tipo Dropbox y el programa nos lo sincroniza y envía automáticamente. El detalle de las novedades que se incluyen lo tenéis en el siguiente enlace: http://www.ubyquo.com/es/historico-versiones/gestor-documental-asesoria-v13.03.html?utm_source=Ubyquo+Newsletter+unificada&utm_campaign=73eb1d1c2f-Newsletter+junio&utm_medium=email&utm_term=0_a17e7bf9bc-73eb1d1c2f-320701769

Mi enhorabuena a Juan Antonio Menendez y el resto de equipo de Ubyquo. Seguid así.

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La batalla contra el papel en las asesorías

Un problema común que afrontan las asesorías es la gestión de la ingente cantidad de papel que éstas reciben y a la vez producen. Parece mentira que en la era de la nube sea todavía indispensable imprimir y gestionar físicamente cada uno de los documentos que llegan por parte del cliente.

Es bien cierto que en ocasiones se ha intentado reducir la cantidad de papel mediante el envío de documentos escaneados por parte de algún cliente. Estos intentos, no obstante, en la mayoría de ocasiones han fracasado debido a la dificultad que supone la gestión de los pdf por parte de la asesoría, pues entre otros, resulta complicado marcar qué documentos están contabilizados y cuales no (por no decir marcar su número de asiento o referencia mediante sello). O si nuestro cliente nos envía en un único archivo varios documentos, resulta costoso separar cada uno de ellos en varios documentos independientes. Si bien es cierto que podemos utilizar una clasificación por carpetas y dar nombre a los archivos para distinguir que documentos están contabilizados y en qué asiento se encuentran, no resulta una manera cómoda del todo a la hora de llevar un buen control o si en un determinado momento queremos buscar una factura concreta... por lo que al final se opta por imprimir todo, lo que nos lleva a incurrir en unos costes directos (papelería, impresión) como indirectos (horas de trabajo, almacén de documentos,etc).

En este sentido, existe una herramienta en el ámbito de gestión documental que promete reducir el 100% del papel con el que trabajamos y a la vez enlazarse con nuestro programa de contabilidad para facilitarnos muchas de las tareas más rutinarias y mecánicas como el sellado de contabilizado y su referencia contable. Esta herramienta se llama Ubyquo y la podemos descargar desde su página web: http://www.ubyquo.com/es

Además de eliminar las tareas de recepción y devolución documental física, pues con este software trabajaríamos exclusivamente con documentos digitales pudiéndolos intercambiar con cada uno de nuestros clientes al estilo de Dropbox, tenemos la ventaja de que integra algunas funciones muy útiles como poder marcar documentos (sellarlos), separarlos y enlazarlos con nuestro software de contabilidad. Las ventajas son muchas y dar el paso es cuestión de atreverse pues la mayor parte de las funcionalidades del programa son gratuitas. A continuación os dejo un enlace a una webinar en youtube realizada por la empresa desarrolladora de Ubyquo donde explican su uso y sus funciones con mucho más detenimiento:

 

 Parte primera del webinar donde exponen las ventajas del programa.

 Segunda parte del webinar donde nos introducen una sesión más práctica.

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