Agrupar datos mediante tablas dinámicas

El potencial que ofrece el uso de tablas y gráficos dinámicos para el análisis de relaciones y de tendencias de nuestras variables resulta inmenso. Mediante la utilización de alguna de las herramientas que nos ofrecen este tipo de tablas podemos ahorrar mucho tiempo haciendo tareas monótonas con tan solo un par de clics de ratón.

¿Cuántas veces hemos perdido el tiempo ordenando listados de ventas por fecha y haciendo sumatorios mensuales para analizar tendencias? Si además en el listado poseemos diversos productos la tarea se vuelve bastante más interesante. Y aunque poseemos la opción de crear filtros para facilitarnos la tarea, podemos ser mucho más productivos si en vez de ello hacemos buen uso del las herramientas que tienen las tablas dinámicas.

Partamos para nuestro ejemplo del siguiente histórico de ventas por provincias:

En esta tabla poseemos información de las ventas mensuales en las provincias de Murcia, Alicante, Valencia, Castellón, Tarragona y Barcelona. Nuestro objetivo será presentar nuestra información de una manera que nos resulte más sencilla de analizar.

Como ya vimos en otra entrada de este mismo blog ( http://bit.ly/1bsBtLx ), para crear una tabla dinámica bastará con que seleccionemos nuestra tabla de origen y desde la cinta de opciones de Excel le hagamos clic a Insertar / Tabla dinámica. Colocando las variables provincia en la etiqueta de filas, los meses en la etiqueta de columnas y la suma de unidades de venta como valores, tendríamos que haber llegado a una tabla como esta:

La tabla es un poco fea pero podemos arreglarlo dándole formato.

Con esta tabla resulta mucho más fácil hacer conclusiones sobre la evolución de las ventas e incluso realizar comparaciones entre provincias. No obstante aun podemos dar un paso más: Imaginemos que dentro de la política de marketing de nuestra empresa se han lanzado campañas de publicidad de forma cuatrimestral por lo que queremos agrupar las ventas para ver el impacto que han tenido cada una de las campañas sobre las ventas de cada una de las provincias.

Para ello, pondremos el cursor sobre cualquiera de las etiquetas de columna (meses), y le daremos a la opción de "Agrupar Campos" dentro de la cinta de Opciones de las Herramientas de la tabla dinámica.

Tendremos que tener presente que la opción de "agrupar campos" solo estará disponible si nuestros datos tiene formato numérico o fechas. Aunque si seguimos leyendo comprobaremos que también podemos otro tipo de formatos.

En la nueva ventana que nos aparezca le diremos que nos agrupe todas las columnas por grupos de 4. Finalmente le daremos un poco de formato a nuestras celdas para cambiar los títulos y el formato numérico.

Aunque solo hemos cambiado el formato numérico y la barra de títulos, tendremos libertad para cambiar totalmente la presentación de la tabla.

 Además también podemos agrupar las ventas por zonas geográficas. Las provincias no tienen formato numérico o de fechas y por tanto la opción de "Agrupar campo" se encuentra desactivada, no así la opción de "Agrupar".

Para realizar esta agrupación, debemos marcar la selección con el cursor que queremos agrupar. Por ejemplo queremos comparar las ventas en Castellón, Valencia y Alicante juntas respecto al resto de áreas.

Disponemos de un atajo si seleccionamos los campos a agrupar y pulsamos el botón derecho del ratón.

Pulsaremos sobre "Agrupar Selección" (o "Agrupar") y nos sale la siguiente tabla dinámica a la que igualmente podremos dar formato para cambiarle el nombre al nuevo grupo creado.

Para desagrupar deberemos hacer la opción inversa: pulsamos sobre desagrupar y desagruparemos el rango que hayamos seleccionado, por lo que podremos volver a tener la tabla original.

Espero que os haya parecido útil.

Categories: agrupar, desagrupar, excel, tablas dinámicas