No te vayas de vacaciones sin avisar a tus clientes!

Ahora que viene el periodo estival y nos vamos de vacaciones no viene mal avisar a todos nuestros clientes de nuestra ausencia y como contactar con nosotros (o con algún compañero) por si tienen alguna incidencia urgente que resolver. Con los clientes más habituales con los que hablamos frecuentemente no existe problema pues normalmente por teléfono o en persona se le puede comentar este hecho y tanto ellos como nosotros estamos al tanto de la actividad de la otra parte. No obstante con los clientes con los que tenemos menos trato o los potenciales que puedan surgir en nuestro periodo de ausencia, es más complicado pues para los primeros tendríamos que contactar a propósito y siempre correríamos el riesgo de dejarnos alguno olvidado, mientras que para los segundos no tendríamos manera de avisarles si se diera el caso.

Como mejor alternativa a ello, podemos configurar nuestro gestor de correo para que les envíe una respuesta automática cuando nos envíen un mail. Si usamos Outlook con Exchange configurado tendremos que dirigirnos a "Herramientas" y posteriormente a "Asistente para fuera de oficina".

Como su nombre indica, se trata de un completo asistente en el que podemos configurar de manera previa el periodo (inicio y final) en el que estaremos fuera del despacho y por tanto en el que queremos que se envíen los avisos automáticos. También podremos establecer a que destinatarios se lo enviamos y quienes queremos excluir de avisarles. Por supuesto también podremos personalizar el mensaje, dejando los datos de contacto de compañeros de oficina que puedan atenderlos o nuestro número de móvil personal para temas más urgentes.

Aunque con nuestro smartphone podamos acceder a nuestro correo desde casi cualquier parte del mundo, si viajamos al extranjero y no disponemos plan de datos internacional o punto de acceso wifi, el asistente de fuera de oficina nos puede solventar el problema momentáneamente y nuestros clientes no se sentirán desatendidos. 

Si lo que usamos es una cuenta de Gmail, también contaremos con un asistente muy similar aunque algo más limitado. Lo primero que tendremos que hacer es acceder a nuestra cuenta de Gmail y darle al menú de Herramientas (cuyo símbolo es una tuerca) y en el nuevo menú desplegable darle a Configuración. En la siguiente imagen se puede ver los pasos a seguir:

Desplazándonos hacía abajo en las opciones que engloba la pestaña de "General", veremos un apartado referente a las respuestas automáticas en el que podremos configurar nuestro aviso como hemos hecho en Outlook.

Aunque ofrece menos opciones que Outlook, son las suficientes para nuestro propósito principal: Que nuestros clientes tengan un buen servicio.

De este modo, avisando a nuestros clientes que estamos de vacaciones y ofreciendoles una solución para que podamos atender su petición, no se encontrarán desatendidos al caer sus emails en el olvido hasta nuestra vuelta... de la playa.

Espero que os haya parecido útil.

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