Agrupar datos mediante tablas dinámicas

El potencial que ofrece el uso de tablas y gráficos dinámicos para el análisis de relaciones y de tendencias de nuestras variables resulta inmenso. Mediante la utilización de alguna de las herramientas que nos ofrecen este tipo de tablas podemos ahorrar mucho tiempo haciendo tareas monótonas con tan solo un par de clics de ratón.

¿Cuántas veces hemos perdido el tiempo ordenando listados de ventas por fecha y haciendo sumatorios mensuales para analizar tendencias? Si además en el listado poseemos diversos productos la tarea se vuelve bastante más interesante. Y aunque poseemos la opción de crear filtros para facilitarnos la tarea, podemos ser mucho más productivos si en vez de ello hacemos buen uso del las herramientas que tienen las tablas dinámicas.

Partamos para nuestro ejemplo del siguiente histórico de ventas por provincias:

En esta tabla poseemos información de las ventas mensuales en las provincias de Murcia, Alicante, Valencia, Castellón, Tarragona y Barcelona. Nuestro objetivo será presentar nuestra información de una manera que nos resulte más sencilla de analizar.

Como ya vimos en otra entrada de este mismo blog ( http://bit.ly/1bsBtLx ), para crear una tabla dinámica bastará con que seleccionemos nuestra tabla de origen y desde la cinta de opciones de Excel le hagamos clic a Insertar / Tabla dinámica. Colocando las variables provincia en la etiqueta de filas, los meses en la etiqueta de columnas y la suma de unidades de venta como valores, tendríamos que haber llegado a una tabla como esta:

La tabla es un poco fea pero podemos arreglarlo dándole formato.

Con esta tabla resulta mucho más fácil hacer conclusiones sobre la evolución de las ventas e incluso realizar comparaciones entre provincias. No obstante aun podemos dar un paso más: Imaginemos que dentro de la política de marketing de nuestra empresa se han lanzado campañas de publicidad de forma cuatrimestral por lo que queremos agrupar las ventas para ver el impacto que han tenido cada una de las campañas sobre las ventas de cada una de las provincias.

Para ello, pondremos el cursor sobre cualquiera de las etiquetas de columna (meses), y le daremos a la opción de "Agrupar Campos" dentro de la cinta de Opciones de las Herramientas de la tabla dinámica.

Tendremos que tener presente que la opción de "agrupar campos" solo estará disponible si nuestros datos tiene formato numérico o fechas. Aunque si seguimos leyendo comprobaremos que también podemos otro tipo de formatos.

En la nueva ventana que nos aparezca le diremos que nos agrupe todas las columnas por grupos de 4. Finalmente le daremos un poco de formato a nuestras celdas para cambiar los títulos y el formato numérico.

Aunque solo hemos cambiado el formato numérico y la barra de títulos, tendremos libertad para cambiar totalmente la presentación de la tabla.

 Además también podemos agrupar las ventas por zonas geográficas. Las provincias no tienen formato numérico o de fechas y por tanto la opción de "Agrupar campo" se encuentra desactivada, no así la opción de "Agrupar".

Para realizar esta agrupación, debemos marcar la selección con el cursor que queremos agrupar. Por ejemplo queremos comparar las ventas en Castellón, Valencia y Alicante juntas respecto al resto de áreas.

Disponemos de un atajo si seleccionamos los campos a agrupar y pulsamos el botón derecho del ratón.

Pulsaremos sobre "Agrupar Selección" (o "Agrupar") y nos sale la siguiente tabla dinámica a la que igualmente podremos dar formato para cambiarle el nombre al nuevo grupo creado.

Para desagrupar deberemos hacer la opción inversa: pulsamos sobre desagrupar y desagruparemos el rango que hayamos seleccionado, por lo que podremos volver a tener la tabla original.

Espero que os haya parecido útil.

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Business Intelligence con Powerpivot - Guía de instalación

Microsoft Powerpivot es un complemento de Excel que permite crear relaciones entre diferentes tablas, así como extraer y analizar datos procedentes de diversos orígenes (SQL, Access o del propio Excel entre otras fuentes). Sin duda es una buena herramienta para hacer proyectos de inteligencia de negocios que cuenta además con la ventaja añadida de que al integrarse en Excel, por lo que resulta mucho más eficiente en cuanto a coste de aprendizaje por el usuario.

Las versiones posteriores a Microsoft Excel 2010 ya tienen incorporado este complemento, pero los usuarios de la versión 2010 necesitan descargarlo e instalar esta herramienta en sus ordenadores. La descarga se puede realizar desde la siguiente página de Microsoft: http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=29074

Deberemos seleccionar nuestro idioma y la versión conforme a nuestro sistema operativo.

La instalación requiere tener un PC con 32 o 64 bits de sistema operativo, siendo distinto el archivo de instalación. El interfaz será al distinto en Windows XP con respecto a Windows Vista o Windows 7 (u 8), ya que en el primero las funciones de Powerpivot están disponibles en un conjunto de menús a diferencia de en los sistemas operativos posteriores que aparecen en la cinta de opciones.

  

El asistente de instalación nos guiará durante la instalación de Powepivot y si encontrase algún problema, nos indicaría como solucionarlo. Si mantenemos nuestro Windows y Office actualizados probablemente no encontremos ningún problema y lleguemos a una ventana como la siguiente:

Una vez instalado este complemento, nos aparecerá una ventana similar a la adjunta que nos indicará que la instalación ha tenido éxito.

Desgraciadamente no existe una versión de Powerpivot para  Microsoft Excel 2007 o anteriores, lo cual deja fuera a muchos usuarios que aun utilizan versiones antiguas de la hoja de cálculo. Otro de los requisitos de esta magnifica herramienta es que tengamos instalado el Service Pack 2 que también lo podemos instalar sin problemas desde la página correspondiente de Microsoft.

En Excel comprobaremos que el complemento se ha cargado correctamente y está habilitado. Lo podemos comprobar dentro de los complementos de opciones de Excel como indica la imagen. 

Cuando ejecutamos Excel veremos que éste cargará automáticamente el complemento y posteriormente  nos aparecerá la nueva pestaña de PowerPivot lista para poder usar en la cinta de opciones. En el caso improbable de que no nos lo cargue automáticamente, lo podemos habilitar como se indica en la imagen de arriba de estas líneas.

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Notas sobre la Actualización de Balances

El pasado mes de diciembre se aprobó la ley 16/2012 por la que se ofrecía a las empresas la posibilidad de actualizar sus balances para contrarrestar el efecto de la inflación. La actualización de balances se ha presentado como una opción voluntaria, no obstante el momento de aplicación sería únicamente el cierre contable que se efectúe a partir de la publicación de esta ley (28 de diciembre de 2012).

Esto ha provocado muchas prisas en calcular si convenía acogerse a esta medida extraordinaria cuyo único precedente parecido lo tuvimos en el Real Decreto Ley 7/1996,  por lo que posiblemente tardaremos otros tantos años en ver una ley de esta misma índole.

Al problema de la brevedad de tiempo del que disponemos para averiguar la conveniencia de la actualización (si nuestro ejercicio se corresponde con el año natural), se le añade la dificultad de cálculo que exige, no tan solo actualizar bien por bien de nuestro inmovilizado, sino también actualizar cada una de las dotaciones a la amortización para cada uno de los años que el inmovilizado ha estado en nuestro poder. Es decir, si adquirimos un bien hace 16 años tendremos que por una parte, actualizar el inmovilizado por el índice correspondiente y además tendremos que actualizar cada una de las dotaciones de cada uno de los años por sus correspondientes índices atendiendo al año en que se produjeron.

Además de ello, a esta corrección monetaria por inflación se le tiene que añadir la corrección financiera que se debe aplicar si el valor del coeficiente de patrimonio neto aplicable resulta mayor o igual a 0,40 (40%).

No obstante, el principal factor disuasorio ha sido el hecho de que aquellas sociedades o entes que se acojan a esta medida tengan que desembolsar de forma anticipada a la Agencia Tributaria el 5% sobre la revalorización efectuada.

Actualizar los elementos patrimoniales puede resultar costoso, pero su principal elemento desincentivador es la anticipación del 5% del valor de la revalorización en el impuesto de sociedades.

A pesar de todo ello, entre las ventajas de la actualización de balances destacan las siguientes:

• Contablemente la empresa junto con sus activos valen más. Lo que conllevará a un fortalecimiento para renegociar préstamos (o negociar nuevos), atraer inversores o en el peor de los casos evitar un situación concursal.
• Disminución del impuesto de sociedades en ejercicios futuros (a partir de 2015). El mayor valor de los activos provocará una mayor amortización fiscal, además el 5% de impuesto que se satisface inicialmente también se recupera a partir de dicha fecha vía disminución del IS en el porcentaje que resulte aplicable sobre la revalorización.
• La actualización de balance puede traducirse en mayores dividendos para los accionistas.

Aunque a día de hoy, la mayoría de empresas ya haya presentado el modelo de impuesto de sociedades por lo que ya no llegarían a tiempo para actualizar sus activos, aun queda la revisión que harán los auditores para aquellas sociedades que precisen de informe de auditor.

Tabla de los índices correctores.

Para comprobar la correcta actualización de los activos cabe destacar una serie de puntos principales que debieron haberse tenido en cuenta a la hora de presentar el IS:

- Se actualizarán todos los activos dentro del inmovilizado material e inversiones inmobiliarias situados en España como en el extranjero, así como a sus correspondientes amortizaciones atendiendo al ejercicio en que se realizaron.

- En el caso de los inmuebles podrán actualizarse de forma independiente para cada uno de ellos distinguiendo siempre entre el valor del suelo y el valor de la construcción. Una tasación de un experto independiente resultará casi obligatoria para comprobar que la nueva valoración resultante no exceda su valor de mercado, sobretodo para los inmuebles adquiridos al final de la burbuja inmobiliaria.

- Para contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, los citados elementos deben estar afectos al establecimiento permanente.

- Se tomará la fecha de ejecución de la opción de compra a efectos de actualización para aquellos elementos adquiridos mediante leasing.

- Se podrán actualizar también los elementos patrimoniales correspondientes a acuerdos de concesión que
las empresas concesionarias registren como activo intangible.

- No se podrán actualizar en ningún caso las operaciones de incorporación de elementos patrimoniales no registrados en los libros de contabilidad o en los libros registros.

- Los elementos susceptibles de actualización no deben estar fiscalmente amortizados, tomándose como mínimo las amortizaciones que debieron realizarse con tal carácter, aunque no estén contabilizadas. Los
elementos acogidos al incentivo de libertad de amortización, que se encuentren totalmente amortizados fiscalmente, no serán susceptibles de actualización.

- El precio de adquisición o coste de producción del elemento, atendiendo al año de adquisición o producción del mismo. Si existen mejoras sobre el elemento a las mismas se les aplica el coeficiente
del año en que se realizaron.

- El saldo de la cuenta de "Reserva de revalorización" es indisponible hasta que sea comprobado y aceptado por la Administración Tributaria. La comprobación deberá realizarse dentro de los tres años siguientes a la fecha de presentación de la declaración en la que se liquide el gravamen único de actualización. En caso de minoración del saldo de la cuenta como consecuencia de la comprobación administrativa, se devolverá de oficio el importe del gravamen único proporcionalmente correspondiente a la minoración.

- Efectuada la comprobación, o transcurrido el plazo de la misma, el saldo de la cuenta podrá destinarse a:
                    - Eliminar resultados contables negativos.
                    - Ampliar el capital social.
                    - Reservas de libre disposición (transcurridos 10 años contados a partir del cierre
                      del balance que recogió las operaciones de actualización).

Solo se podrá distribuir su saldo cuando los elementos patrimoniales actualizados estén totalmente amortizados, hayan sido transmitidos o dados de baja en el balance. Estas reservas dan derecho a deducción por doble imposición de dividendos en el Impuesto sobre Sociedades y a la exención en el IRPF.

- Se debe informar en la Memoria sobre el criterio empleado en la actualización indicándose los elementos afectados así como también del importe de la actualización y efecto de la actualización sobre las amortizaciones.

Espero que os haya parecido útil.

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