¡Pon a buen recaudo tus archivos!

Uno de los temores que tengo es perder los datos con los que llevo tiempo trabajando echando por tierra días (o incluso semanas de trabajo). Tener a mano respaldos actualizados de nuestros archivos siempre resulta un gran alivio cuando todo lo demás falla. Perder nuestro pendrive o que nuestro portátil deje de funcionar a causa de un golpe que le hayamos dado durante nuestro último viaje será menos problemático si al menos podemos contar con la tranquilidad de que nuestro trabajo se encuentra a buen recaudo.

¡Cuidado con no derramar el café sobre el portátil!

 Copiar nuestros archivos manualmente en otra ubicación de nuestro disco duro puede llevarnos más de un disgusto si lo que nos sucede es que nuestro ordenador por cualquier motivo dejase de funcionar. ¡En estos casos la utilización de pendrives, DVDs o cualquier soporte externo de información serán nuestros mejores aliados a la hora de realizar nuestra copia de seguridad!

Se han desarrollado muchas técnicas diferentes para optimizar el procedimiento de efectuar los backups. Estos procedimientos incluyen la posibilidad de programaciones de backup diarias, semanales, mensuales, etc., crear filtros de inclusión/exclusión, así como técnicas para garantizar el acceso a archivos en uso. Además gracias a los backups inteligentes y a los esquemas de compresión podemos ahorrar gran cantidad de espacio que podremos dedicar a otros usos.

Los backups inteligentes solo respaldan los archivos modificados desde la última copia que hayamos realizado, ahorrando de este modo gran cantidad de espacio. En este punto, distinguiremos entre los bakups incrementales que son aquellos que incluyen los archivos modificados desde la última copia; y los backups diferenciales que incluyen todos los ficheros modificados desde el último backup completo. Éstos últimos ocupan más espacio pero son más sencillos de restaurar.

Hay multitud de opciones de software en este sentido que nos facilitarán las cosas en el momento de mantener nuestras copias de seguridad en orden y actualizadas. Entre los programas más populares se encuentran InformatikStore Backup OnlineArcServer, ZendalBackup, SeCoFi , NortonGhost o Cobian Backup entre otros muchos. Éste último es el que utilizo y el que a continuación explicaré de una forma resumida su uso.

Cobian Backup es un programa multitarea capaz de crear copias de seguridad en un equipo, en una red local o incluso en/desde un servidor FTP. También soporta SSL. Se ejecuta sobre Windows y uno de sus grandes fuertes es que consume muy pocos recursos y puede estar funcionando en segundo plano. Cobian Backup ha sido creado por Luis Cobián como freeware. Actualmente la última versión publicada es la 11ª denominada Gravity y se encuentra en varios idiomas, entre ellos el castellano.

Nos podremos descargar una copia de este programa de forma totalmente gratuita desde su web oficial. Una vez ejecutado el instalador, el primer paso del asistente nos pide especificar el idioma, por lo que desplegaremos el listado y seleccionaremos el castellano. También podremos cambiar la ruta predeterminada en la que se instalará el programa.

Volume Shadow Copy permite el respaldo de archivos que han sido abiertos de forma exclusiva por alguna aplicación. De instalar este módulo, Cobian no podrá respaldar esos archivos a menos que la aplicación se cierre manualmente.

 A continuación tendremos que decidir de qué manera va a funcionar el programa. Lo más recomendable es instalarlo como servicio ya que así podrá realizar sus tareas en cualquier momento sin depender de las sesiones de usuario que se encuentren activas. Cada servicio necesita un usuario que lo ejecute, por lo que podríamos marcar la opción de "Usar la cuenta de Sistema Local", aunque lo recomendable es escoger la opción siguiente y establecer el usuario y contraseña para evitarnos cualquier problema de conectividad de red. Si no hemos creado una contraseña para nuestra cuenta en Windows, deberemos configurar el programa para que se abra como una aplicación estándar (Aplicación, auto inicio de sesión para todos).

La instalación puede ser algo tediosa, pero no nos debemos de desanimar.

 Al terminar la instalación, aparecerá la interfaz de Cobian Backup, junto con su icono en la bandeja del sistema.

El icono del programa está relacionado con el nombre de cada versión.  Así en la versión 10 del programa el icono tenía forma de un champiñón en honor al nombre "Boletus" que se denominó dicha versión.

Una vez abierto el programa, nos iremos a la opción de crear una tarea nueva o pulsaremos Ctrl+A. En la pestaña "General" podremos dar un nombre a la tarea y elegir el tipo de backup que queramos realizar.

El interfaz de Cobian Backup es sumamente intuitivo.

Dentro de la segunda pestaña "Ficheros" podremos seleccionar los archivos que deseamos respaldar y los destinos de estas copias. Si pulsamos sobre el botón "Agregar" podremos añadir archivos sueltos, directorios completos o bien hacer copias desde un servidor ftp. Para esto último necesitaremos los datos de acceso al mismo.

Cuando vayas a configurar respaldos que utilicen los servicios FTP, es recomendable comprobar si son correctas las credenciales de acceso que hayamos introducido ("Prueba") para asegurarnos el correcto funcionamiento de Cobian.

Podemos hacer que un mismo backup se puede copiar en varias ubicaciones de forma simultánea (por ejemplo, en un pendrive y en un servidor ftp). Para copiar a un dispositivo de memoria externo, tendremos que en la parte inferior de la ventana, hacer click sobre agregar y a continuación carpeta (o FTP) y pulsar aceptar. Podremos agregar tantos destinos como queramos.

En el apartado de "Horario" podremos configurar la frecuencia con la que se realizará la tarea que estamos introduciendo, siendo la opción de "una vez" para realizar un backup puntual.

En la sección de "Dinámica" podremos establecer la prioridad con que se ejecutará el programa y así gastará más o menos recursos del sistema. También nos permitirá establecer el número de copias de seguridad que queramos guardar en una misma ubicación, siendo la opción cero la que nos permitirá que todas las copias de seguridad se guarden, lo que puede llegar a ocupar mucho espacio. Con el campo igualado a 1, sólo se conservará el último backup.

En la pestaña de "Archivo" podremos seleccionar el tipo de compresión que queramos, siendo la codificación ZIP la más popular y la 7ZIP, algo menos extendida que la ZIP pero capaz de ofrecer mejores tasas de compresión en determinados tipos de archivos.

Cobian Backup nos ofrece la opción de cifrar nuestra copia de seguridad, no obstante, en caso de que lo hagamos de esta manera tendremos que tener en cuenta que el proceso de creación de nuestro backup irá mucho más lento. La opción de cifrado será conveniente cuando la LOPD nos obligue a ello por la naturaleza de los datos que manejemos.

En el apartado de "Filtros" se encuentran las opciones donde podremos elegir si ignorar cierto tipo de archivos o incluir exclusivamente otros. Tendremos que tener en cuenta que si por ejemplo queremos excluir todos los archivos de música en MP3 tendremos que dirigirnos a la parte inferior de la ventana donde haremos click en "Agregar" y a continuación en "Máscaras" para finalmente especificarle en la nueva ventana la extensión *.mp3

En este ejemplo, Cobian Backup hará un respaldo de la carpeta "C:\Users\Miguel Ángel\" y excluirá del respaldo la subcarpeta "Downloads".

En la pestaña de "Eventos" podremos establecer algunas acciones previas o posteriores a la realización de la copia de seguridad, como por ejemplo cerrar un programa predeterminado que consuma muchos recursos y así acelerar el proceso de realización del respaldo.

Pulsando sobre el botón "OK" cerraremos la ventana de creación de la tarea, luego aparecerá listada en la interfaz principal. Podremos aquí esperar a que se ejecute a la fecha y hora que elegimos anteriormente (si lo establecimos, claro) o forzar su ejecución pulsando sobre el primer (todas las tareas) o el segundo (la tarea seleccionada) botón de la izquierda.

El primer botón ejecutará todas las tareas que tengamos pendientes mientras que el segundo lo hará solamente de la que tengamos marcada.

Creada ahora nuestra copia de seguridad , el siguiente paso es crear respaldos programados. El proceso es muy similar al descrito hasta aquí. Abriremos de nuevo la ventana de creación de tareas y nos situaremos sobre la sección "General". En este caso el tipo de respaldo tendrá que ser

En la pestaña de "Dinámica" le indicaremos el número de copias que deseamos guardar en destino según nuestro espacio en disco disponible. Para un uso algo intensivo de nuestro ordenador, una configuración como la siguiente es bastante adecuada:

Podremos personalizar el número de copias que se guardarán así como la frecuencia con la que se harán.

Por último en la sección de "Horario" configuraremos poniendo una frecuencia semanal. Los días escogidos dependerán de nuestros gustos, aunque es preferible seleccionar dos o tres días a la semana alternos (por ejemplo lunes, miércoles y viernes ó martes y jueves). También seleccionaremos la franja horaria en la que el ordenador suele estar encendido pero sin realizar un uso intensivo del procesador. El resto de secciones las cumplimentaremos tal como he descrito en los párrafos anteriores.

En este ejemplo, se han seleccionado tres días alternos y la hora de realización será a las tres de la tarde coincidiendo con la hora de comer.

Llegado el fatídico día donde tengamos que echar mano de nuestra copia de seguridad, si en su día elegimos no comprimir los backup, bastará con pasar las copias de seguridad a su ubicación original. Para los backups comprimidos podremos usar el programa oficial 7zip (gratuito en su web) o bien el descompresor que lleva incorporado Cobian Backup.

Y hasta aquí el artículo sobre copias de seguridad. Espero que os haya parecido útil.

Categories: 7zip, archivos, backup, carpetas, cifrado, cobian, copia de seguridad, datos, ftp, protección, respaldo, seguridad, zip