Proteger ciertas hojas dentro de una hoja de cálculo

Supongamos que tenemos creada una hoja de cálculo para que otros usuarios introduzcan una serie de datos, pero éstos solo han de escribir en determinadas celdas sin poder modificar nada más de la hoja, esto lo podemos realizar muy fácilmente siguiendo estos pasos:

• Abrimos una hoja de cálculo
• Supondremos que en esta hoja tenemos una serie de celdas que se puedan modificar por otros usuarios mientras que el resto de celdas permanecerán protegidas.
• Seleccionamos las celdas con los datos que pueden ser modificables, para ello pulsamos y arrastramos con el ratón o seleccionamos las distintas celdas mientras pulsamos la tecla “Ctrl”.
• Hacemos clic en la pestaña “Inicio”, después dentro del grupo “Celdas”, seleccionamos el botón “Formato” y hacemos clic en “Bloquear celda” dentro del desplegable.

• Nos dirigimos a la pestaña “Revisar” y dentro de ella al grupo “Cambios” formado por tres botones principales: “Proteger hoja”, “Proteger libro” y “Compartir libro”. Para nuestro propósito hacemos clic sobre el primer botón “Proteger hoja”

• Si lo hemos hecho correctamente, se nos abrirá una ventana nueva, donde debemos fijarnos que la opción de “Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas” se encuentra marcada. En cuanto a las opciones del listado que permitiremos realizar, dejaremos tan solo las dos opciones superiores de lista que vienen activadas por defecto. 

 

Si no quisiésemos que se vieran las fórmulas que hay detrás de cada una de las celdas de nuestra hoja, desactivaríamos los permisos de  “Seleccionar celdas desbloqueadas”.

Además de esto, también nos permite establecer una contraseña que tendremos que introducir en el caso de que queramos desactivar la protección.

• Por último, si lo hemos hecho correctamente, comprobamos que solo pueden ser modificados los datos en las celdas bloqueadas, mientras que para el resto de celdas nos aparecerá un mensaje indicándonos  que la hoja es solo de lectura y que no podemos modificarla.

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Limpiando nuestro navegador

Mientras estamos navegando por Internet, nuestro explorador almacena información en el equipo como cookies cuya finalidad, a veces, va más allá de la de recordar nuestras preferencias de navegación en una determinada página o la de guardar nuestro nombre de usuario. Del mismo modo, visitamos webs con publicidad que en no pocas ocasiones nos conducen a contenido engañoso y malintencionado.

Cada navegador tiene su manera de borrar el historial y de desinstalar complementos y extensiones, aunque la forma es bastante similar entre los cuatro más populares para Windows: Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox y Opera. Para esta publicación nos hemos centrado en Firefox.

Para eliminar el historial que contiene las direcciones de todas las páginas que hemos visitado, debemos dirigirnos a las opciones de "Historial" que accederemos desde el menú principal. A continuación elegiremos "Limpiar el historial reciente".

En el rango temporal tenemos distintas opciones que nos permitirán desde borrar el historial más reciente (última hora) hasta la totalidad de direcciones almacenadas en el navegador.

Si quisiesemos que directamente no se guardase nunca nuestro historial, podemos acceder a "Opciones", "Privacidad" y en el desplegable dentro del apartado "Historial" seleccionar la opción de "No recordar historial", como se muestra en la imagen siguiente.

Por otro lado, el proceso de desinstalación de complementos que hayamos podido acumular a lo largo del tiempo es tan sencillo como acceder al administrador de complementos desde el menú principal.

Una vez dentro de la ventana del Administrador de Complementos, revisaremos los elementos que se encuentran instalados dentro de "Extensiones", "Plugins" y "Servicios", elimando o desactivando aquellos en los que no confiemos totalmente.

 En el apartado correspondiente a los plugins es recomendable además verificar que poseemos las últimas versiones y actualizando en aquellos casos en que exista una versión más reciente, pues en muchas ocasiones se corrigen fallos de seguridad importantes y se introducen mejoras relacionadas a su estabilidad y funcionamiento.

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Duplicar y modificar estilos de tablas dinámicas

Para personalizar las tablas, también podemos crear nuestros propios estilos. Cada elemento del formato puede personalizarse: el usuario puede crear un estilo propio o bien modificar uno ya existente. Si creamos un estilo a partir de otro ya existente, los pasos a seguir son los siguientes:

-    Hacemos clic en la tabla dinámica.
-    En la ficha Diseño, hacemos clic en el botón     del grupo “Estilo” de tabla dinámica para mostrar la lista de los estilos.
-    En la categoría Oscuro, hacemos clic con el botón derecho del ratón en el estilo llamado Estilo de tabla dinámica oscuro 12 y escogemos la opción “Duplicar”.

-    Aparece el cuadro de diálogo “Modificar estilo rápido de tabla dinámica” en el cual lo primero que haremos es modificar su nombre por otro que queramos (ej. “Marco personalizado 1”).

 

-    Hacemos clic en “Toda la tabla” que aparece en el cuadro “Elemento de tabla”, y luego pulsamos el botón “Formato”
-    En la ficha “Bordes”, seleccionamos un color anaranjado (por ejemplo el anaranjado énfasis 2)  y hacemos clic en los dos botones Contorno e interior para definir una cuadrícula uniforme. También podemos cambiar el grosor dentro de las opciones de “Estilo”. Una vez realizado, hacemos clic sobre el botón “Aceptar” para confirmar los cambios.
 

 

-    A continuación seleccionamos la opción de “Fila de totales generales” en la zona “Elemento de tabla” y, al igual que antes, hacemos clic en el botón “Formato”.
-    En la ficha “Fuente”, escogemos un Color rojo y hacemos clic en Negrita en la zona “Estilo”. Mientras que en la pestaña “Relleno” seleccionamos un color magenta claro. Una vez realizados todos los cambios, confirmamos dos veces pulsando Aceptar para cerrar los dos cuadros de diálogo.
 

 Del mismo modo que hemos hecho podríamos cambiar el formato de cualquier elemento de nuestra tabla dinámica y que éste quedara guardado para utilizarlo en el futuro.

 

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Comparte tu conexión de internet móvil con otros dispositivos

Compartir la conexión de Internet móvil de nuestro móvil Android con el resto de nuestros dispositivos es una tarea sencilla que nos puede ayudar en situaciones en las que no tengamos un punto WiFi accesible y necesitemos acceder a internet desde nuestra Tablet o portátil.

Este proceso se conoce como tethering o anclaje de red y consiste en que nuestro dispositivo, en este caso nuestro móvil con Android, actúa como pasarela para ofrecer acceso inalámbrico a la red a otros dispositivos, como si de un router se tratase.

Lo primer que necesitamos es configurar nuestro móvil el cual debe poseer una versión de Android superior a 2.2 y saber qué cada fabricante personaliza de un modo los distintos modelos de dispositivos por lo que aunque los pasos a seguir sean los mismos, las capturas de pantalla que se adjuntan pueden variar levemente con lo que veas en tu móvil.

El primer paso consistirá en dirigirnos a "Ajustes" de nuestro dispositivo y en el apartado de "Conexiones Inalámbricas y redes" seleccionaremos “Mas…” A continuación, tocaremos sobre la entrada de “Anclaje a red y zona WiFi”.

En el recuadro de configuración escribiremos primero la SSID de red que será la manera de identificar en el resto de dispositivos nuestra nueva red móvil privada. En “Seguridad” dejaremos activada por defecto la opción WPA2 PSK  como método de encriptación. A continuación estableceremos una contraseña de al menos 8 caracteres en el recuadro habilitado para ello. Es recomendable para evitar posibles accesos no autorizados que nuestra contraseña utilice tanto letras mayúsculas y minúsculas como también números.

Para evitar errores de escritura, nos aseguraremos que hayamos escrito bien nuestra contraseña por lo que activaremos la casilla de mostrar contraseña, no sin antes comprobar que no tengamos miradas indiscretas a nuestro alrededor.

Si todo es correcto, pulsaremos sobre "Guardar" para almacenar los datos de nuestra conexión. Con esto tendremos configurado nuestro punto de acceso y cualquier dispositivo con WiFi podrá conectarse a nuestra red introduciendo la contraseña elegida anteriormente.

Para activar nuestra conexión y hacerla visible al resto de dispositivos volveremos a la pantalla anterior para  activar la "Zona WiFi portátil". Tras unos segundos aparecerá un icono con el símbolo WiFi a la izquierda de la barra de notificaciones.

Por último, aunque el método de anclaje de red y zona wifi es el más popular, también podemos hacer lo mismo mediante conexión USB y Bluetooth. Los inconvenientes de estos dos métodos es que en el primero  necesitaremos un cable USB para conectar nuestro móvil al dispositivo que se quiera beneficiar de nuestra red, mientras que el anclaje vía Bluetooth no lo ofrecen todos los fabricantes. En cualquier caso el procedimiento es el mismo que hemos seguido para la opción WiFi salvo que como último paso activaremos el Anclaje de Bluetooth o USB.

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Vincular referencias entre distintas hojas de cálculo

Una tarea habitual en Excel consiste en recopilar los datos en un archivo en modo borrador para después trasladarlos al archivo Excel definitivo en limpio y con el formato adecuado. En este archivo definitivo posiblemente queramos crear totales, informes, gráficos, etc.

Para poder hacerlo, solemos  finalizar nuestra trabajo en el archivo borrador y lo trasladamos luego a otro archivo donde le daremos el formato para presentarlo. El inconveniente que surge es que casi siempre hay cambios de última hora, lo cual nos lleva a primero modificar el archivo donde tenemos todos los datos a lo bruto (el borrador) y luego cambiarlo en el archivo que contiene los datos en limpio, lo cual conlleva una pérdida de tiempo al cambiar el mismo dato en dos ubicaciones distintas. La cosa se puede complicar más si se producen varios cambios sucesivos que nos puede llevar a que se nos olvide actualizar algo en alguna de las dos ubicaciones, con el posterior quebradero de cabeza que ello conlleva para aclarar cuál de las dos versiones es la correcta.

Otra manera  más práctica de hacerlo es referenciar las distintas hojas de trabajo, de manera que el archivo definitivo esté vinculado con el que contiene los datos “en bruto”. Esto tan complicado se ve mucho mejor mediante un ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente tabla que utilizamos como borrador:

En este archivo hemos trabajado nuestros datos en cada una de las distintas pestañas  hasta llegar a los datos expuestos en la pestaña Borrador.

Este archivo contiene varias pestañas donde hemos trabajado con nuestros datos hasta obtener unos resultados, en el ejemplo unas tasas medias mensuales de cambio de distintas divisas con el euro.

Estos datos los copiaremos en otra hoja que será la que utilizaremos para presentar los datos definitivos, prescindiendo de presentar también los pasos intermedios para llegar a ellos. Por tanto, copiaremos los datos del borrador y, usando las opciones de pegado, pegaremos como vínculos los datos en un archivo de Excel nuevo.

El botón de “Pegar Vínculo” es el botón que contiene una cadena que se encuentra desplegando las opciones de “Pegar” en la pestaña “Inicio” tal y como se aprecia en la imagen adjunta.

Con esta operación hemos creado un vínculo entre las celdas y las anteriores que hemos copiado, de tal modo que si modificamos el valor en una de las celdas originales (en el borrador), se modificará también en las nuevas. Además si seleccionamos una de las celdas podemos ver en la barra de fórmulas la referencia completa a su celda de ubicación original. 

Tanto los datos vínculados como cualquier elemento que utilice éstos (por ejemplo una gráfica) se modificará cuando modifiquemos los datos en el archivo original.

En la figura del ejemplo, la referencia “Borrador.xlsx” hace referencia al nombre del archivo original y “Borrador'!B2” nos indica que se ubica en la celda B2 de la pestaña llamada “Borrador” dentro del archivo con el mismo nombre. Además de ello se indica la ubicación de este archivo (G:\Proyecto\Excel\Vínculos\).

Si utilizamos este método no debemos olvidarnos de mantener el fichero Excel original (el borrador), que es el que contiene en definitiva los datos.

De esta manera, si hay que realizar cambios con los datos que hemos trabajado tan solo deberemos modificarlos en el archivo con el que contiene los datos en sucio y se nos modificará automáticamente en el archivo definitivo que presentemos.

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Diagramas de GANTT con Excel

Mediante el formato condicional también podemos hacer diagramas de GANTT, extensamente usados para mostrar los progresos de un conjunto de tareas a lo largo del tiempo. Por ejemplo podemos dividir un proyecto en varias fases y cada una de ellas asignarles una fecha para su consecución, esto es lo que muestra el diagrama de Gantt.

Por ejemplo, en el gráfico de la figura anterior, la tarea designada como "desarrollar prototipo" tiene lugar entre el 3 y el 8 de abril. Eso lo vemos tanto en las fechas de las columnas B y C como en la extensión de la línea de color verde respecto de la escala de la fila seis. Para hacer un cuadro de este tipo, seguiremos los siguientes pasos:

• A partir de A2 y hacia abajo de la columna escribiremos las tareas a realizar.
• En la columna B, a partir de B2, escribimos las fechas de inicio de cada una de las tareas.
• En la columna C, a partir de C2, escribimos las fechas de finalización.
• En la fila 1, a partir de D1 hacia la derecha, escribimos las escala de fechas, en forma correlativa y comenzando por la fecha de inicio de la primera tarea.

Es conveniente que reduzcamos al máximo el ancho de todas las columnas con fechas, de modo que las celdas queden aproximadamente cuadradas y con la misma anchura. Para que las fechas puedan mostrarse en ese ancho, podemos establecer una alineación vertical para los datos de la primera fila.
Solamente faltan las barras coloreadas que indican la extensión de las tareas respecto de la escala de fechas. Las hacemos con un formato condicional que aplique un color de relleno en las celdas que corresponda:

1. Seleccionaremos el rango de la hoja de cálculo donde deben de aparecer las celdas coloreadas (D2:AO12)
2. Haremos clic sobre el botón de formato condicional que se encuentra dentro del grupo "Estilos" de la pestaña "Inicio". Seguidamente seleccionaremos “Nueva Regla".
   
3. En la ventana para introducir el formato de la regla, elegiremos la opción de utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Introduciremos la siguiente fórmula:             =Y(D$1>=$B2;D$1<=$C2)

Donde D1 es la primera de las fechas que hemos puesto en vertical. B2 corresponde con la fecha comienzo de la primera tarea y C2 con la fecha final.

La fórmula que hemos introducido viene a decir que el resultado que devolverá Excel será verdadero cuando se cumpla simultáneamente que la fecha de la primera fila está dentro del intervalo indicado por las columnas B y C.

    
     5.  Estableceremos un formato a las celdas que cumplan la función que hemos descrito (es decir, que devuelvan un valor verdadero). Para nuestro ejemplo hemos elegido simplemente un sombreado en verde.
     6.  Por último haremos clic sobre el botón de Aceptar.

Es importante que tengamos cuidado con fijar correctamente las filas y columnas pues Excel “arrastrará automáticamente” la fórmula para el resto del rango de celdas especificado.

Si todo lo hemos hecho correctamente nos debe aparecer un diagrama de Gantt como el mostrado en la primera imagen.

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A vueltas con el criterio de caja en el IVA

La ley 14/2013 de 2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los emprendedores tiene como medida estrella la posibilidad de que las pymes (esto es, el 97% del tejido empresarial español) se puedan acoger al criterio de caja en su declaración de IVA.

Esta decisión, que se se debe de tomar antes de finalizar el año, tiene ciertas consecuencias que no solo implican al interesado, sino que también afectará a sus clientes y proveedores. Esto es, las pymes que se acojan al criterio de caja lo deben comunicar a sus proveedores y clientes. Éstos últimos, si no se acogen también al criterio de caja en sus declaraciones de IVA, deberán llevar en su contabilidad una distinción entre los que siguen el modelo actual y los  que sí se han acogido al nuevo criterio de caja. El razonamiento es simple: aunque una empresa no se haya acogido al criterio de caja, en sus deducciones no se podrá deducir el IVA de aquellas facturas de los proveedores que sigan el criterio de caja hasta que éstas no se hayan pagado.

El tan esperado criterio de caja ha decepcionado en muchos aspectos..

Lo cual, es un verdadero inconveniente pues, a parte del mayor control que exige, es razonable que muchas grandes empresas que paguen sus a sus proveedores a plazos relativamente amplíos (30, 60, 90, 120 días... porque ya sabemos que la ley de aplazamiento de pago a proveedores no se cumple por las grandes empresas) no estén muy conformes si no se pueden deducir este IVA de cara a Hacienda hasta que la factura se haya satisfecho.

También es importante mencionar que en el caso de solicitar el acogimiento a este nuevo criterio, se deberá mantener en él durante al menos tres años de forma obligatoria. Si por el contrario seguimos con el criterio actual y nos arrepentimos de no habernos acogido al criterio de caja, lo podremos solicitar en diciembre del año próximo para empezar a funcionar con él a partir del ejercicio 2015.

Por todo ello, la decisión no se debe de tomar a la ligera, no dependiendo totalmente de nosotros sino que en ocasiones también vendrá influenciada por lo que hagan terceros que operen con nosotros.

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Gráficos tipo tanque en Excel paso a paso

Dentro de las capacidades de Excel destaca la de representar gráficamente nuestros datos. Microsoft Excel incluye todo un paquete de opciones para personalizar nuestros gráficos consiguiendo una manera vistosa, atractiva y a la vez efectiva de mostrar nuestros resultados.

El tipo de gráfico más sencillo lo constituye el llamado gráfico “tipo tanque”. Sirve para representar una variable que tome únicamente un solo valor. En la imagen siguiente hemos representado el nivel de trigo que se almacena en un silo.

Los pasos que hemos seguido son, como se muestran en la imagen, los siguientes:
1.    Ponemos el cursor en la celda con el dato a representar (en nuestro caso, B5).
2.    Nos dirigimos a la pestaña “Insertar”
3.    Hacemos clic sobre “Insertar Gráfico” o “Gráficos recomendados” si usamos la versión 2013 de Excel.
4.    Nos aparecerá el asistente para gráficos, en el cual podremos seleccionar que tipo de gráfico deseamos.

En la parte izquierda de la ventana elegiremos el tipo de gráfico, puesto que nos hemos decantado por el “tipo tanque”, seleccionaremos tipo columna y en la parte superior optaremos por el primero de ellos.
Podemos personalizar todos los elementos del gráfico que nos devuelva. Para ello, en la mayoría de las ocasiones bastará seleccionar el elemento que queramos modificar y hacer clic derecho con el ratón para que se nos muestre un menú con las modificaciones que podemos sobre ese elemento. Por ejemplo si hacemos haciendo clic derecho sobre el eje vertical nos aparecerá un menú contextual como el siguiente:

 

Además, los usuarios de Excel 2013 disponen de tres nuevos botones a la derecha del gráfico que engloban las principales opciones para personalizar nuestro gráfico.  

 

Con el botón "Elementos gráficos" podemos agregar o quitar elementos de gráfico, como por ejemplo títulos de ejes, título del gráfico, etiquetas, leyendas o líneas de tendencia.
Con el botón  "Estilos de gráfico" podemos cambiar el estilo y la gama de colores de nuestro gráfico.
Con el botón "Filtros de gráfico"  podemos crear filtros para mostrar u ocultar determinadas series.

Por supuesto, estas opciones y otras muchas se encuentran disponibles en las pestañas de “Diseño” y “Formato” que se activan cuando seleccionamos el gráfico. 

 

Vamos a proceder a realizar algunos ajustes a nuestro gráfico. En primer lugar vamos a acomodar el gráfico para que ocupe más o menos la posición que queremos. Para hacerlo seleccionamos con un clic y ajustamos el tamaño y la ubicación tomándolo de los puntos de agarre.

Imaginemos además que el silo de nuestro ejemplo tiene una capacidad máxima de 800 unidades. Podríamos hacer que el valor máximo que aparezca en el gráfico sea este máximo ya que valores superiores no tendrían sentido (pues nunca se alcanzarían) y valores máximos inferiores al real ofrecerían una visión excesivamente optimista de la situación real. Para realizar esta modificación:

1.    Hacernos doble clic sobre el eje vertical. Deben de aparecer los puntos de agarre en los extremos del eje, indicando que éste ha sido seleccionado.
2.    Vamos al botón de “Aplicar formato a la selección” que se encuentra en la pestaña “Formato”. O haciendo clic derecho sobre el eje vertical, la opción “Dar formato al eje”.

3.    Seleccionaremos la pestaña “Opciones del Eje".
4.    Dentro de Mínimo, escribiremos 0 pues no pueden haber cantidades negativas.
5.    En Máximo ponemos la cantidad máxima que puede albergar el silo, 800.
6.    Dentro de Unidad mayor, escribimos 80.
7.    Dentro de Unidad menor, escribimos 16.

El resultado será similar al siguiente:

8.    Seleccionamos las opciones de “Marcas de Graduación” que se encuentran a continuación de “Opciones del Eje”.
9.    Dentro de Marca de graduación secundaria, indicamos “Exterior”. Mientras que en tipo principal indicamos “Cruz”.

El siguiente paso es agrandar la columna de modo que cubra todo el ancho del gráfico:

1.    Hacemos doble clic sobre la columna o bien seleccionamos la columna y hacemos clic sobre el botón de “Aplicar Formato” de la pestaña “Formato” (accesible también mediante clic derecho sobre la columna).  
2.    En las opciones de Serie, cambiaremos el “Ancho del intervalo” (“Ancho del rango” en las versiones menos recientes) por el valor 0.
Una vez completados estos pasos, el tanque estará casi listo. Sólo nos resta mejorar su aspecto. Para ello, vamos a darle un efecto de sombreado.
1.    Hacemos doble clic sobre la columna.
2.    Nos dirigimos a las opciones de “Relleno y Línea”   . Ponemos un relleno con degradado en el sentido y tonalidad que queramos. Del mismo modo, quitaremos las líneas de la cuadrícula.
3.    Mejoraremos el aspecto cambiando el tamaño, la tipografía de los títulos o las divisiones en el eje principal. Por supuesto, como corresponde a cualquier gráfico de Excel, si cambiamos el valor de la celda que contiene el número de unidades almacenadas, cambiará automáticamente el nivel del tanque.

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Corregir el error #DIV/0 en Excel

Si introducimos una división en la que el divisor es cero, Excel nos devolverá el error #DIV/0.

 Puede resultar poco conveniente que aparezca este tipo de error en algún documento si por ejemplo lo vamos a facilitar a gerencia. Normalmente, se optaba por localizar manualmente las celdas con este error y dejarlas en blanco, corriendo siempre el riesgo de dejarnos alguna celda olvidada con este error.

Cuando dividamos una cantidad entre cero, nos aparecerá el error #DIV/0

Para evitar este error podemos usar la función SI() para comprobar que no estemos dividiendo ninguna cantidad entre cero.

Por ejemplo, calculemos el Margen bruto de ventas: (Ventas – Gastos) / Ventas

Para asegurarnos que las ventas no son cero, utilizamos la siguiente fórmula:
=SI(Ventas<>0;(Ventas-Gastos)/Ventas; “¡No hay ventas!”)

Usando la fórmula condicional SI podemos sustituir el error #DIV/0 por un texto personalizado.

 Por lo tanto, si cumple expresión lógica Ventas<>0 , significará que las ventas son distintas a cero y hará el cálculo del margen bruto de ventas. Si Ventas<>0 es falso, quiere decir que las ventas son nulas, por lo que aparecerá el mensaje ¡No hay ventas! en las celdas afectadas.

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Agrupar datos mediante tablas dinámicas

El potencial que ofrece el uso de tablas y gráficos dinámicos para el análisis de relaciones y de tendencias de nuestras variables resulta inmenso. Mediante la utilización de alguna de las herramientas que nos ofrecen este tipo de tablas podemos ahorrar mucho tiempo haciendo tareas monótonas con tan solo un par de clics de ratón.

¿Cuántas veces hemos perdido el tiempo ordenando listados de ventas por fecha y haciendo sumatorios mensuales para analizar tendencias? Si además en el listado poseemos diversos productos la tarea se vuelve bastante más interesante. Y aunque poseemos la opción de crear filtros para facilitarnos la tarea, podemos ser mucho más productivos si en vez de ello hacemos buen uso del las herramientas que tienen las tablas dinámicas.

Partamos para nuestro ejemplo del siguiente histórico de ventas por provincias:

En esta tabla poseemos información de las ventas mensuales en las provincias de Murcia, Alicante, Valencia, Castellón, Tarragona y Barcelona. Nuestro objetivo será presentar nuestra información de una manera que nos resulte más sencilla de analizar.

Como ya vimos en otra entrada de este mismo blog ( http://bit.ly/1bsBtLx ), para crear una tabla dinámica bastará con que seleccionemos nuestra tabla de origen y desde la cinta de opciones de Excel le hagamos clic a Insertar / Tabla dinámica. Colocando las variables provincia en la etiqueta de filas, los meses en la etiqueta de columnas y la suma de unidades de venta como valores, tendríamos que haber llegado a una tabla como esta:

La tabla es un poco fea pero podemos arreglarlo dándole formato.

Con esta tabla resulta mucho más fácil hacer conclusiones sobre la evolución de las ventas e incluso realizar comparaciones entre provincias. No obstante aun podemos dar un paso más: Imaginemos que dentro de la política de marketing de nuestra empresa se han lanzado campañas de publicidad de forma cuatrimestral por lo que queremos agrupar las ventas para ver el impacto que han tenido cada una de las campañas sobre las ventas de cada una de las provincias.

Para ello, pondremos el cursor sobre cualquiera de las etiquetas de columna (meses), y le daremos a la opción de "Agrupar Campos" dentro de la cinta de Opciones de las Herramientas de la tabla dinámica.

Tendremos que tener presente que la opción de "agrupar campos" solo estará disponible si nuestros datos tiene formato numérico o fechas. Aunque si seguimos leyendo comprobaremos que también podemos otro tipo de formatos.

En la nueva ventana que nos aparezca le diremos que nos agrupe todas las columnas por grupos de 4. Finalmente le daremos un poco de formato a nuestras celdas para cambiar los títulos y el formato numérico.

Aunque solo hemos cambiado el formato numérico y la barra de títulos, tendremos libertad para cambiar totalmente la presentación de la tabla.

 Además también podemos agrupar las ventas por zonas geográficas. Las provincias no tienen formato numérico o de fechas y por tanto la opción de "Agrupar campo" se encuentra desactivada, no así la opción de "Agrupar".

Para realizar esta agrupación, debemos marcar la selección con el cursor que queremos agrupar. Por ejemplo queremos comparar las ventas en Castellón, Valencia y Alicante juntas respecto al resto de áreas.

Disponemos de un atajo si seleccionamos los campos a agrupar y pulsamos el botón derecho del ratón.

Pulsaremos sobre "Agrupar Selección" (o "Agrupar") y nos sale la siguiente tabla dinámica a la que igualmente podremos dar formato para cambiarle el nombre al nuevo grupo creado.

Para desagrupar deberemos hacer la opción inversa: pulsamos sobre desagrupar y desagruparemos el rango que hayamos seleccionado, por lo que podremos volver a tener la tabla original.

Espero que os haya parecido útil.

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Business Intelligence con Powerpivot - Guía de instalación

Microsoft Powerpivot es un complemento de Excel que permite crear relaciones entre diferentes tablas, así como extraer y analizar datos procedentes de diversos orígenes (SQL, Access o del propio Excel entre otras fuentes). Sin duda es una buena herramienta para hacer proyectos de inteligencia de negocios que cuenta además con la ventaja añadida de que al integrarse en Excel, por lo que resulta mucho más eficiente en cuanto a coste de aprendizaje por el usuario.

Las versiones posteriores a Microsoft Excel 2010 ya tienen incorporado este complemento, pero los usuarios de la versión 2010 necesitan descargarlo e instalar esta herramienta en sus ordenadores. La descarga se puede realizar desde la siguiente página de Microsoft: http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=29074

Deberemos seleccionar nuestro idioma y la versión conforme a nuestro sistema operativo.

La instalación requiere tener un PC con 32 o 64 bits de sistema operativo, siendo distinto el archivo de instalación. El interfaz será al distinto en Windows XP con respecto a Windows Vista o Windows 7 (u 8), ya que en el primero las funciones de Powerpivot están disponibles en un conjunto de menús a diferencia de en los sistemas operativos posteriores que aparecen en la cinta de opciones.

  

El asistente de instalación nos guiará durante la instalación de Powepivot y si encontrase algún problema, nos indicaría como solucionarlo. Si mantenemos nuestro Windows y Office actualizados probablemente no encontremos ningún problema y lleguemos a una ventana como la siguiente:

Una vez instalado este complemento, nos aparecerá una ventana similar a la adjunta que nos indicará que la instalación ha tenido éxito.

Desgraciadamente no existe una versión de Powerpivot para  Microsoft Excel 2007 o anteriores, lo cual deja fuera a muchos usuarios que aun utilizan versiones antiguas de la hoja de cálculo. Otro de los requisitos de esta magnifica herramienta es que tengamos instalado el Service Pack 2 que también lo podemos instalar sin problemas desde la página correspondiente de Microsoft.

En Excel comprobaremos que el complemento se ha cargado correctamente y está habilitado. Lo podemos comprobar dentro de los complementos de opciones de Excel como indica la imagen. 

Cuando ejecutamos Excel veremos que éste cargará automáticamente el complemento y posteriormente  nos aparecerá la nueva pestaña de PowerPivot lista para poder usar en la cinta de opciones. En el caso improbable de que no nos lo cargue automáticamente, lo podemos habilitar como se indica en la imagen de arriba de estas líneas.

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Notas sobre la Actualización de Balances

El pasado mes de diciembre se aprobó la ley 16/2012 por la que se ofrecía a las empresas la posibilidad de actualizar sus balances para contrarrestar el efecto de la inflación. La actualización de balances se ha presentado como una opción voluntaria, no obstante el momento de aplicación sería únicamente el cierre contable que se efectúe a partir de la publicación de esta ley (28 de diciembre de 2012).

Esto ha provocado muchas prisas en calcular si convenía acogerse a esta medida extraordinaria cuyo único precedente parecido lo tuvimos en el Real Decreto Ley 7/1996,  por lo que posiblemente tardaremos otros tantos años en ver una ley de esta misma índole.

Al problema de la brevedad de tiempo del que disponemos para averiguar la conveniencia de la actualización (si nuestro ejercicio se corresponde con el año natural), se le añade la dificultad de cálculo que exige, no tan solo actualizar bien por bien de nuestro inmovilizado, sino también actualizar cada una de las dotaciones a la amortización para cada uno de los años que el inmovilizado ha estado en nuestro poder. Es decir, si adquirimos un bien hace 16 años tendremos que por una parte, actualizar el inmovilizado por el índice correspondiente y además tendremos que actualizar cada una de las dotaciones de cada uno de los años por sus correspondientes índices atendiendo al año en que se produjeron.

Además de ello, a esta corrección monetaria por inflación se le tiene que añadir la corrección financiera que se debe aplicar si el valor del coeficiente de patrimonio neto aplicable resulta mayor o igual a 0,40 (40%).

No obstante, el principal factor disuasorio ha sido el hecho de que aquellas sociedades o entes que se acojan a esta medida tengan que desembolsar de forma anticipada a la Agencia Tributaria el 5% sobre la revalorización efectuada.

Actualizar los elementos patrimoniales puede resultar costoso, pero su principal elemento desincentivador es la anticipación del 5% del valor de la revalorización en el impuesto de sociedades.

A pesar de todo ello, entre las ventajas de la actualización de balances destacan las siguientes:

• Contablemente la empresa junto con sus activos valen más. Lo que conllevará a un fortalecimiento para renegociar préstamos (o negociar nuevos), atraer inversores o en el peor de los casos evitar un situación concursal.
• Disminución del impuesto de sociedades en ejercicios futuros (a partir de 2015). El mayor valor de los activos provocará una mayor amortización fiscal, además el 5% de impuesto que se satisface inicialmente también se recupera a partir de dicha fecha vía disminución del IS en el porcentaje que resulte aplicable sobre la revalorización.
• La actualización de balance puede traducirse en mayores dividendos para los accionistas.

Aunque a día de hoy, la mayoría de empresas ya haya presentado el modelo de impuesto de sociedades por lo que ya no llegarían a tiempo para actualizar sus activos, aun queda la revisión que harán los auditores para aquellas sociedades que precisen de informe de auditor.

Tabla de los índices correctores.

Para comprobar la correcta actualización de los activos cabe destacar una serie de puntos principales que debieron haberse tenido en cuenta a la hora de presentar el IS:

- Se actualizarán todos los activos dentro del inmovilizado material e inversiones inmobiliarias situados en España como en el extranjero, así como a sus correspondientes amortizaciones atendiendo al ejercicio en que se realizaron.

- En el caso de los inmuebles podrán actualizarse de forma independiente para cada uno de ellos distinguiendo siempre entre el valor del suelo y el valor de la construcción. Una tasación de un experto independiente resultará casi obligatoria para comprobar que la nueva valoración resultante no exceda su valor de mercado, sobretodo para los inmuebles adquiridos al final de la burbuja inmobiliaria.

- Para contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, los citados elementos deben estar afectos al establecimiento permanente.

- Se tomará la fecha de ejecución de la opción de compra a efectos de actualización para aquellos elementos adquiridos mediante leasing.

- Se podrán actualizar también los elementos patrimoniales correspondientes a acuerdos de concesión que
las empresas concesionarias registren como activo intangible.

- No se podrán actualizar en ningún caso las operaciones de incorporación de elementos patrimoniales no registrados en los libros de contabilidad o en los libros registros.

- Los elementos susceptibles de actualización no deben estar fiscalmente amortizados, tomándose como mínimo las amortizaciones que debieron realizarse con tal carácter, aunque no estén contabilizadas. Los
elementos acogidos al incentivo de libertad de amortización, que se encuentren totalmente amortizados fiscalmente, no serán susceptibles de actualización.

- El precio de adquisición o coste de producción del elemento, atendiendo al año de adquisición o producción del mismo. Si existen mejoras sobre el elemento a las mismas se les aplica el coeficiente
del año en que se realizaron.

- El saldo de la cuenta de "Reserva de revalorización" es indisponible hasta que sea comprobado y aceptado por la Administración Tributaria. La comprobación deberá realizarse dentro de los tres años siguientes a la fecha de presentación de la declaración en la que se liquide el gravamen único de actualización. En caso de minoración del saldo de la cuenta como consecuencia de la comprobación administrativa, se devolverá de oficio el importe del gravamen único proporcionalmente correspondiente a la minoración.

- Efectuada la comprobación, o transcurrido el plazo de la misma, el saldo de la cuenta podrá destinarse a:
                    - Eliminar resultados contables negativos.
                    - Ampliar el capital social.
                    - Reservas de libre disposición (transcurridos 10 años contados a partir del cierre
                      del balance que recogió las operaciones de actualización).

Solo se podrá distribuir su saldo cuando los elementos patrimoniales actualizados estén totalmente amortizados, hayan sido transmitidos o dados de baja en el balance. Estas reservas dan derecho a deducción por doble imposición de dividendos en el Impuesto sobre Sociedades y a la exención en el IRPF.

- Se debe informar en la Memoria sobre el criterio empleado en la actualización indicándose los elementos afectados así como también del importe de la actualización y efecto de la actualización sobre las amortizaciones.

Espero que os haya parecido útil.

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La parte menos progresiva del IRPF

Que el IRPF es un impuesto progresivo es algo que parece bastante obvio: Los individuos que más renta obtienen son a los que se les aplican los tipos impositivos más elevados. Hasta aquí todo aparenta ser justo y a nadie sorprende, pero si leemos con mayor detenimiento la LIRPF, vemos que esta progresividad no es tan progresiva en determinados supuestos.

En determinadas circunstancias, la progresividad del impuesto no está tan clara como parece.

En primer lugar, la LIRPF distingue dos bases liquidables que son tratadas de distinta manera: Mientras que la base liquidable general puede alcanzar unos tipos del 56% (según la Comunidad Autónoma donde nos encontremos, discriminación que ya es bastante curiosa), la base liquidable del ahorro oscila en tres tramos: 21%, 25% y el más alto de ellos del 27%. Esta diferencia resulta a todas luces bastante significativa, pero veamos que es lo que tributa en la base del ahorro:

- Rendimientos de capital mobiliario procedentes de:
                Participaciones en fondos propios de entidades.
                Cesión a terceros de capitales propios.
                Operaciones de capitalización.
                Contratos de seguros de vida e invalidez.
                Rentas que tengan por causa la imposición de capitales.
- Ganancias y pérdidas patrimoniales que a partir de 2013 se les exige una tenencia previa de un año hasta su transmisión.

Fuente: El Confidencial. Las diferentes bonificaciones autonómicas, número de tramos en la escala de gravamen y diferentes tipos es toda una jungla legislativa.

Estas fuentes de rendimientos no es la que podríamos relacionar a personas con rentas más humildes, sino más bien todo lo contrario, es más comprensible que sean individuos con alto poder adquisitivo quienes realicen estas operaciones y por tanto se beneficien de unos porcentajes bastante más ventajosos con respecto si a estas operaciones fuesen gravadas usando la escala de la base general.

Otro ejemplo más del dicho de que "hecha la ley, hecha la trampa", lo constituyen los artículos 42.2 y 43.1 de LIRPF al hablar de ocho tipos de rentas en especie que no tienen la consideración de rendimientos del trabajo en especie y de cinco tipos de rentas en especie que no se valoran por su valor normal de mercado. Si bien, la intención original de la ley ha sido la de incentivar diversos pagos del empleador hacia el empleado como cursos de idiomas (artículo 42.2b), guarderías de los hijos de los empleados (artículo 42.2d) o cheques comida (artículo 42.2c), en un mundo donde los convenios colectivos fijas los conceptos y retribuciones del personal empleado, poca cabida tienen estos supuestos.

Esto nos lleva a plantearnos que serán la gerencia y los directivos de las entidades los que podrán moldear con mayor facilidad sus condiciones retributivas para que puedan gozar de estas ventajas fiscales.

De este modo, según el artículo 42.2 no constituyen rendimientos del trabajo:

- "La entrega a los trabajadores en activo, de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, de acciones o participaciones de la propia empresa o de otras empresas del grupo de sociedades, en la parte que no exceda, para el conjunto de las entregadas a cada trabajador, de 12.000 euros anuales" con el requisito de que se mantengan durante al menos 3 años.

- "Las cantidades destinadas a la actualización, capacitación o reciclaje del personal empleado, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo".

- "Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en cantinas o comedores de empresa o economatos de carácter social. Tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas indirectas de prestación del servicio cuya cuantía no supere la cantidad que reglamentariamente se determine", es decir, los famosos vales-comida o cheques gourmet con las condiciones que establece el artículo 45 RIRPF entre las que señala un límite de nueve euros diarios.

- "La utilización de los bienes destinados a los servicios sociales y culturales del personal empleado. Tendrán esta consideración, entre otros, los espacios y locales, debidamente homologados por la Administración pública competente, destinados por las empresas o empleadores a prestar el servicio de primer ciclo de educación infantil a los hijos de sus trabajadores, así como la contratación, directa o indirectamente, de este servicio con terceros debidamente autorizados, en los términos que reglamentariamente se establezcan."

- "Las primas o cuotas satisfechas por la empresa en virtud de contrato de seguro de accidente laboral o de responsabilidad civil del trabajador."

- "Las primas o cuotas satisfechas a entidades aseguradoras para la cobertura de enfermedad" al propio trabajador, cónyuge y descendientes con un máximo por persona de 500 euros.

- "La prestación del servicio de educación preescolar, infantil, primaria, secundaria obligatoria, bachillerato y formación profesional por centros educativos autorizados, a los hijos de sus empleados, con carácter gratuito o por precio inferior al normal de mercado."

- "La prestación del servicio de educación preescolar, infantil, primaria, secundaria obligatoria, bachillerato y formación profesional por centros educativos autorizados, a los hijos de sus empleados, con carácter gratuito o por precio inferior al normal de mercado."

- "Las cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el servicio público de transporte colectivo de viajeros con la finalidad de favorecer el desplazamiento de los empleados entre su lugar de residencia y el centro de trabajo, con el límite de 1.500 euros anuales para cada trabajador. También tendrán la consideración de cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el citado servicio público, las fórmulas indirectas de pago que cumplan las condiciones que se establezcan reglamentariamente."

Aunque el grupo que conforma el estereotipo de beneficiarios de estas ventajas fiscales no es muy numeroso (debido a que la mayoría de relaciones laborales se rige mediante convenio colectivo), resulta cuanto menos curioso que en un momento de subidas de impuestos y supresión de desgravaciones fiscales, se mantengan alguna de las medidas expuestas encaminadas principalmente, aunque no de forma exclusiva, a contribuyentes con alto poder adquisitivo.

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