Añadir macros a la barra de acceso rápido de MS Word

Desde la versión 2007 de Microsoft Word (aunque también es aplicable para Excel) podemos hacer que nuestras macros se incluyan en la barra de acceso rápido,  aumentando la comodidad de tenerlas a la vista. La barra de acceso rápido se encuentra a la derecha del botón de Office (versión 2007) o desde el menú "Archivo" (versión 2010) y contiene los iconos asociados a acciones. Sobra decir que esta barra es totalmente personalizable.

Para añadir una macro a esta barra, haremos clic sobre el botón de Office (o sobre “Archivo” si trabajamos con la versión de 2010). Pulsaremos “Opciones de Word” y se nos abrirá una nueva ventana de configuración.

Seleccionaremos el apartado de personalizar la “Barra de acceso rápido”. En ella veremos las acciones de las que se compone nuestra barra de acceso rápido. Si ahora desplegamos el menú que aparece en la parte superior como “comandos disponibles en” y lo cambiamos por “Macros” podremos agregar fácilmente a la barra de cualquier macro que tengamos guardada. 

A partir de ahora en la barra de acceso rápido, ademas de los iconos que ya tengamos agregados, nos aparecerá un icono como el de la imagen de más abajo con el que podremos aplicar comodamente la macro seleccionada.

Por otra parte aunque la mayoría de los usuarios encuentra cómodo tener la barra de acceso rápido encima de la cinta de opciones, también es posible recolocarla justo debajo de la cinta de opciones ganando de este modo espacio para agregar más iconos. Esta opción la encontraremos en la parte inferior de la ventana de personalización de la barra de acceso rápido que hemos visto antes.

Por último comentar que en Excel tenemos exactamente las mismas posibilidades siendo los mismos pasos a seguir que los comentados para Word.

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Miniaturas de nuestros archivos Excel

Si eres una persona que trabaja con muchos documentos Excel y tiende tener problemas en diferenciar el contenido de cada uno de ellos por el nombre que le dimos en su momento, agradecerás conocer esta utilidad que se incorpora en la versión 2007 de Microsoft Excel y superiores.

Lo que vamos a hacer es que se nos cree una miniatura para cada archivo que podemos previsualizar desde el menú Abrir sin tener que abrir cada uno de los archivos individualmente. Imaginemos que hemos creado la siguiente hoja de cálculo:

Para activar la función de visualización de las miniaturas tendremos que hacer clic sobre el botón de office, para seguidamente entrar en "Información" para desplegar las el desplegable "Propiedades" y seleccionar "Propiedades Avanzadas", tal como se indica en la imagen siguiente:

Vista para Microsoft Excel 2010.

En Microsoft Excel 2007 la ruta es muy similar.

A continuación, se nos abrirá una nueva ventana con información sobre la hoja de cálculo abierta. Si nos dirigimos a la pestaña "Resumen" veremos los datos referentes al título del archivo, autor o contenido entre otros aspectos. En la parte inferior activaremos la casilla "Guardar vista previa" y pulsaremos aceptar para guardar los cambios.

A partir de este momento, cuando hagamos clic en "Abrir" del botón de Office Abrir y seleccionemos una hoja de cálculo Excel  que hayamos guardado, se nos mostrará en la parte derecha de la venta una vista previa del documento.

Veremos que los iconos de Excel nos han cambiado por una pequeña miniatura del archivo, teniendo la opción de ver una vista previa del documento en cuestión.

La próxima semana, más.

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Gráficos dinámicos

Siguiendo con la temática de tablas dinámicas en Excel, os voy a presentar como hacer un gráfico dinámico. A modo de ejemplo, he creado una tabla con ventas y consumos de tres años (2010 - 2012).

Para comenzar, podemos hacer nuestro gráfico dinámico de dos maneras, bien a partir de una tabla estándar que tengamos creada o bien desde una tabla dinámica. El procedimiento es similar en ambos casos: En el primero de ellos seleccionaremos el rango de nuestra tabla y bastará con seleccionar la opción de insertar “Gráfico dinámico” que se encuentra en el grupo de “Tablas” en la pestaña de trabajo “Insertar”. 

Excel nos preguntará que campos vamos a incluir el gráfico dinámico como vimos en la introducción a las tablas dinámicas. El resultado será similar al mostrado en la imagen: Hemos creado nuestra tabla dinámica y automáticamente nuestro primer gráfico dinámico.

Si optamos por partir de unos datos que se encuentran en una tabla dinámica, el procedimiento es igual de sencillo: Haciendo clic sobre nuestra tabla dinámica, marcaremos la opción de “Gráfico dinámico” que se encuentra en la pestaña “Opciones” dentro de la barra de “Herramientas de tabla dinámica”. Excel nos preguntará que tipo de gráfico queremos presentar nuestra información, con lo que, dependiendo de las características de los datos con los que trabajemos, seleccionaremos un tipo u otro.

En cualquier caso, las opciones que disponemos para personalizar y trabajar con nuestro gráfico dinámico son más amplias que con un gráfico convencional. Pasemos a analizar brevemente cada una de ellas (para que aparezcan los nuevos menús es importante que tengamos nuestro gráfico seleccionado).

•  En el menú “Diseño”, al igual que se nos ofrece en un gráfico normal, se nos ofrecen las opciones de cambiar el tipo de gráfico mostrado, guardar un gráfico como plantilla para ser utilizado en otras ocasiones, cambiar el rango de datos de origen, cambiar entre filas y columnas (los datos mostrados en el eje horizontal (X) se mostrarán en el vertical (Y) y viceversa), seleccionar un estilo de gráfico prediseñado por Excel o mover el gráfico de ubicación.

Sin duda, el menú Diseño es el más usado tanto en gráficos convencionales como en dinámicos ya que recoge las opciones más básicas para empezar a formar nuestro gráfico.

  

•  En el menú “Presentación” tendremos otras funciones relativas a la modificación de etiquetas, inserción de imágenes en el gráfico (también podremos insertar autoformas o cuadros de texto para resaltar cualquier hecho relevante), cambios en los ejes, modificación de la leyenda o del formato de fondo, análisis de tendencias (muy importante si queremos resaltar las tendencias que se producen en un histograma),  así como también el nombre del gráfico (solo relevante si trabajamos con código VBA).

 

• En el menú “Formato” encontraremos las opciones de cambiar los formatos de fondo o rellenos, cambiar contornos y efectos de forma o cambiar el tamaño del gráfico. 
  
   
  
  
  
    
  En el menú “Analizar” tendremos una serie de opciones que no se nos ofrecen en una tabla estándar.
  
  

  

  El menú de "Analizar" es exclusivo para gráficos dinámicos por lo que no aparece cuando creamos un gráfico estándar.

  
  
  Lo más interesante es la opción que nos permite crear una segmentación de datos para filtrar datos de forma interactiva agilizando el filtrado de datos de la tabla dinámica. De este modo si en nuestro ejemplo segmentamos por meses podemos ver las distintas ventas y consumos de ese mes en los distintos años.
  
  

  

  Hemos creado una segmentación por meses. En la imagen, se muestra la gráfica representativa de la facturación y venta en el mes de junio en los años 2010, 2011 y 2012.

  
  

  
  

  

  Aquí vemos lo que ocurrió en el mes de diciembre de los tres años. Esta herramienta nos permitirá analizar la estacionalidad.

  
  

   Por supuesto, también nos permitirá, entre otras opciones, mostrar u ocultar la lista de campos para permitirnos agregar y quitar campos del informe de tabla dinámica.  
  
  Espero que os haya parecido útil. Próximamente, más :)
  
  

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