Realizar esquemas en Excel

Un esquema podríamos definirlo como una representación sintetizada que refleja los aspectos más relevantes de un documento.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

-    Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si disponemos de datos sobre los costes incurridos a lo largo del año en la empresa con los costes mensuales de cada uno de los centros de trabajo de la empresa. Pero no dispondríamos de niveles suficientes para hacer un esquema si únicamente tuviésemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto y Precio.
-    En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
-    Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos más adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automática.

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel de forma automática, evitándonos el tiempo extra que requiere la forma manual.

Es un requisito indispensable que las filas (columnas) con el sumatorio deben estar por encima o por debajo (a la derecha o a la izquierda) de los datos, nunca entremezclados. Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

En esta tabla hemos representado el número de incidencias en pedidos mensuales detectadas por provincias. Hemos creado también filas especiales para el total de la Comunidad Autónoma así como una columna que aglutina las incidencias durante el trimestre.

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B5, C5, D5, B10, C10, D10, B16, C16, D16 y la columna E contiene los subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos en la pestaña "Datos". En la sección "Esquema" encontraremos el botón "Agrupar". Al pulsarlo elegiremos la opción "Autoesquema" del menú.

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación:

Veremos que hemos creado una serie de botones a la parte izquierda como superior.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por autonomías

Para comprimir y expander el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.

Hemos contraido los niveles de las filas para visualizar el total por Comunidad Autónoma.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen superior.

 Para crear un esquema manualmente en primer lugar debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos realizar.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú "Agrupar" de la pestaña "Datos" y seleccionamos "Agrupar".

Aunque en el ejemplo podíamos utilizar la opción de Autoesquema, no siempre podremos hacerlo.

Para ir un poco más rápido, podemos utilizar los atajos del teclado para agrupar y desagrupar:
- Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+ Shift+ Flecha derecha.
- Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt + Shift + Flecha izquierda.

Hemos obtenido un esquema a nivel de filas por trimestres y anual.

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