Introducción a las Tablas Dinámicas de Excel

Las tablas dinámicas son una herramienta de gestión muy eficaz a la hora de analizar, presentar y operar datos. A través de una base de datos inicial podremos generar en Excel unos informes que responderán a las diferentes necesidades de información que nos hayamos planteado. Para ello, tendremos que tener muy presente que si queremos obtener las respuestas adecuadas, tendremos que saber formular las preguntas.

Entre otros aspectos las tablas dinámicas presentan una serie de ventajas tales como:
-   Consultar grandes cantidades de datos desde distintas perspectivas.
-   Contraer o expandir niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
-   Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen.
-   Calcular subtotales, resumir datos por categorías y subcategorías así como también crear cálculos y fórmulas personalizadas.
-   Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que nos interesa.

Para crear una tabla dinámica precisaremos disponer de una tabla con los datos para poder vincular nuestra tabla dinámica. Para nuestro ejemplo dispondremos de una tabla con los datos de ventas del primer semestre de cuatro tipos de electrodomésticos (Lavadoras, Secadoras, Cafeteras y Ventiladores) en cuatro zonas geográficas distintas (Norte, Sur, Este y Oeste).

 

Como vemos, cada fila representa las ventas mensuales por producto y por zona. Para poder analizar esta información, es conveniente agrupar y resumir la presentación de esta información y una manera de hacerlo es mediante la creación de tablas dinámicas.
Nos situaremos en el menú Insertar y pulsaremos sobre el botón Tabla Dinámica del grupo Tablas.

 

A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla Dinámica como el siguiente:



En el mismo tendremos que seleccionar el origen de datos, para ello nos aseguramos de que el rango de celdas a seleccionar posea siempre encabezados de columna (títulos). En nuestro ejemplo el origen de datos comprenderá las celdas desde A1 hasta F98. Una vez hayamos pulsado el botón Enter para seleccionar el rango  de celdas pasaremos a especificar donde queremos que se coloque la tabla dinámica, en nuestro caso la pondremos en la hoja “Dinámica” que ya teníamos creada previamente aunque si no fuera el caso podríamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva con tan solo marcar dicha opción.



Hasta aquí tendremos que destacar:
-    No debemos tener nunca columnas en la tabla de origen sin datos en la primera fila (encabezado).
-    Podemos seleccionar el rango de celdas antes de seleccionar la tabla dinámica y nos lo reconocerá cuando le demos al botón de Insertar Tabla Dinámica.
-    Podremos tener los datos en el mismo archivo Excel de la tabla dinámica o en otro diferente.
-    Podremos obtener datos de otras fuentes externas mediante la opción que tiene las tablas dinámicas de “Utilizar una fuente de datos externa.
-    No deberemos tener columnas en blanco en mitad de los datos seleccionados en la tabla correspondiente.

Acto seguido, seleccionamos los campos de la lista de campos y los arrastramos con el puntero allí donde nos interese:


El resultado obtenido será el siguiente:
 

 Más adelante veremos opciones más complejas que nos pueden ofrecer las tablas dinámicas.

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