Una tarea habitual en Excel consiste en recopilar los datos en un archivo en modo borrador para después trasladarlos al archivo Excel definitivo en limpio y con el formato adecuado. En este archivo definitivo posiblemente queramos crear totales, informes, gráficos, etc.
Para poder hacerlo, solemos finalizar nuestra trabajo en el archivo borrador y lo trasladamos luego a otro archivo donde le daremos el formato para presentarlo. El inconveniente que surge es que casi siempre hay cambios de última hora, lo cual nos lleva a primero modificar el archivo donde tenemos todos los datos a lo bruto (el borrador) y luego cambiarlo en el archivo que contiene los datos en limpio, lo cual conlleva una pérdida de tiempo al cambiar el mismo dato en dos ubicaciones distintas. La cosa se puede complicar más si se producen varios cambios sucesivos que nos puede llevar a que se nos olvide actualizar algo en alguna de las dos ubicaciones, con el posterior quebradero de cabeza que ello conlleva para aclarar cuál de las dos versiones es la correcta.
Otra manera más práctica de hacerlo es referenciar las distintas hojas de trabajo, de manera que el archivo definitivo esté vinculado con el que contiene los datos “en bruto”. Esto tan complicado se ve mucho mejor mediante un ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente tabla que utilizamos como borrador:
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| En este archivo hemos trabajado nuestros datos en cada una de las distintas pestañas hasta llegar a los datos expuestos en la pestaña Borrador. |
Este archivo contiene varias pestañas donde hemos trabajado con nuestros datos hasta obtener unos resultados, en el ejemplo unas tasas medias mensuales de cambio de distintas divisas con el euro.
Estos datos los copiaremos en otra hoja que será la que utilizaremos para presentar los datos definitivos, prescindiendo de presentar también los pasos intermedios para llegar a ellos. Por tanto, copiaremos los datos del borrador y, usando las opciones de pegado, pegaremos como vínculos los datos en un archivo de Excel nuevo.
El botón de “Pegar Vínculo” es el botón que contiene una cadena que se encuentra desplegando las opciones de “Pegar” en la pestaña “Inicio” tal y como se aprecia en la imagen adjunta.
Con esta operación hemos creado un vínculo entre las celdas y las anteriores que hemos copiado, de tal modo que si modificamos el valor en una de las celdas originales (en el borrador), se modificará también en las nuevas. Además si seleccionamos una de las celdas podemos ver en la barra de fórmulas la referencia completa a su celda de ubicación original.
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| Tanto los datos vínculados como cualquier elemento que utilice éstos (por ejemplo una gráfica) se modificará cuando modifiquemos los datos en el archivo original. |
En la figura del ejemplo, la referencia “Borrador.xlsx” hace referencia al nombre del archivo original y “Borrador'!B2” nos indica que se ubica en la celda B2 de la pestaña llamada “Borrador” dentro del archivo con el mismo nombre. Además de ello se indica la ubicación de este archivo (G:\Proyecto\Excel\Vínculos\).
Si utilizamos este método no debemos olvidarnos de mantener el fichero Excel original (el borrador), que es el que contiene en definitiva los datos.
De esta manera, si hay que realizar cambios con los datos que hemos trabajado tan solo deberemos modificarlos en el archivo con el que contiene los datos en sucio y se nos modificará automáticamente en el archivo definitivo que presentemos.
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